Управление запасами оказывает серьезное воздействие на деятельность организации в целом. С одной стороны, дефицит сырья или готовой продукции может привести к большим убыткам на производстве или потере доли рынка, с другой - перенасыщение складов запасами приводит к их моральному устареванию, порче, а также к неэффективному вложению оборотных средств предприятия. Достаточно сказать, что на производственных предприятиях с неэффективным управлением запасами может быть заморожено до 80% оборотных средств.
Запасы - это материальные ценности, ожидающие производственного или личного потребления, форма существования материального потока, имеющая место в определенное время в определенном месте.
Функции запасов:
- географическая специализация может реализовываться путем создания распределительных центров (как сырья, так и готовой продукции) с целью обеспечить более полную комплектацию грузовых отправок, более короткие сроки исполнения заявок. Повышает эффективность распределенных производств;
- консолидация ресурсов реализуется путем накопления запасов на каждой стадии производственного процесса, а также в процессе доставки товаров клиенту, обеспечивая эффективность за счет транспортировки экономически выгодными партиями и минимизации тарифов, предоставления более полного ассортимента товаров, страхования предприятия от неопределенности. Повышает эффективность на отдельном предприятии;
- уравновешивание спроса и предложения - между спросом и предложением может существовать разрыв во времени, например сезонные колебания: валенки производят круглый год, а покупают в основном к зиме, и наоборот: картофель собирают осенью, а потребляют в течение всего года. Кроме того, существуют и другие виды разрывов, например пиковый спрос перед праздниками на деликатесы заставляет торговые предприятия готовиться к этому заранее;
- защита от неопределенности - создание страховых и буферных запасов с целью сгладить случайную неравномерность потребления запасов. Запасы защищают от двух видов неопределенности:
- превышения спроса над ожидаемым уровнем в рамках функционального цикла (покупатель заказывает больше, чем планировалось);
- колебания продолжительности функционального цикла (вследствие задержек поставок товара, сбоев и т. д.). 
Однако помимо выполнения своих функций запасы могут оказывать и отрицательное влияние на деятельность организации, если их уровень выше необходимого. Затраты на содержание запасов бывают следующих видов:
- капитальные запасы - зависят от процента на инвестированный в запасы капитал, размер которого может колебаться от ставки рефинансирования ЦБ до нормы доходности активов предприятия. Это важный параметр, поскольку от установленного процента будут зависеть все вычисления, связанные с эффективностью вложений в запасы;
- страхование - стоимость страховки зависит от стоимости запасов, их характеристик, условий хранения и т. д.;
- износ и списание - в процессе хранения продукция может портиться, а также морально устаревать. Важно в расчетах учитывать только издержки, связанные с хранением на складе, не зависящие от ошибок в планировании производства и сбыта;
- расходы на хранение - расходы на аренду склада или содержание складских помещений, наем персонала, ремонт или закупку техники и т. д.
Главные затраты на содержание запасов - это вложенный в них капитал. Наличие запасов на 1 млн долл. означает, что 1 млн долл. никуда не вкладывается и на долгое время фактически исключается из оборотного капитала (если коэффициент оборачиваемости склада низкий).
Глоссарий
Запасы - материальные ценности, ожидающие производственного или личного потребления, форма существования материального потока, имеющая место в определенное время в определенном месте.
Политика управления запасами - что закупать, когда, в каких объемах, политика распределения продукции между распределительными центрами.
Уровень обслуживания - продолжительность исполнения заказа и норма насыщения спроса.
Средние запасы - запасы текущие, страховые, запасы в пути.
Текущие запасы - часть среднего запаса, подлежащая регулярному дополнению.
Страховые запасы - часть средних запасов, служащая защитой от неопределенности.
Запасы в пути - запасы, которые находятся в пути или ждут транспортировки.
Точка заказа - объем заказа, по достижении которого мы осуществляем заказ.
Основные модели управления запасами
Основные понятия:
Текущие запасы - часть среднего запаса, подлежащая регулярному дополнению.
Страховые запасы - часть средних запасов, служащая защитой от неопределенности.
Запасы в пути - запасы, которые находятся в пути или ждут транспортировки.
Точка заказа - объем заказа, по достижении которого мы осуществляем заказ:
Виды контроля за состоянием запасов:
- непрерывный (в каждый момент времени мы можем точно определить объем запасов на складах) - влечет за собой дополнительные издержки, связанные с постоянным контролем за запасами;
- периодический (периодически производится инвентаризация и вы-f вляется реальное состояние запасов) - менее затратный, но может привести к дефициту в случае, если запасы закончились до инвентаризации;
- смешанный (за наиболее важными запасами установлен непрерывный контроль, за менее важными - периодический) - позволяет отслеживать критические запасы (например, дорогостоящие комплектующие, участвующие в производстве) и периодически контролировать менее важные запасы (например, запасы канцелярских товаров).
Основной параметр модели - размер заказа.
Он вычисляется единожды и больше не изменяется, поэтому правильное его определение является важной логистической задачей. Вычисленный по формуле Вильсона (см. ниже), он может быть скорректирован специалистом по логистике с учетом оптимальности загрузки транспортного средства, скидок, особенностей промышленной упаковки и т. д.
Если мы заказываем продукцию редко, но большими партиями, возникают затраты, связанные с хранением и порчей продукции, если заказываем часто - возникают затраты, связанные с транспортировкой маленьких партий, отсутствием оптовых скидок и т. д. Таким образом, главный критерий оптимизации в данном случае - минимизация совокупных затрат на хранение запасов и повторение заказа.
На совокупные затраты влияют три фактора:
- используемая площадь складских помещений;
- издержки на хранение запасов;
- стоимость оформления заказа.
Время между определением потребности и пополнением запасов обычно складывается из следующих составляющих:
- время, необходимое покупателю на заказ;
- время, необходимое поставщику на отгрузку материалов;
- время движения материалов от поставщика к заказчику;
- время на разгрузку и складирование.
Данная система является наиболее подходящей для запасов со следующими характеристиками:
- высокая удельная стоимость предметов снабжения;
- высокие издержки хранения материально-технических запасов;
- высокий уровень ущерба, возникающего в случае отсутствия запасов;
- скидка с цены в зависимости от заказываемого количества;
- относительно непредсказуемый или случайный характер спроса.
Основной параметр модели - интервал поставки.
Он может быть скорректирован специалистом по логистике с учетом особенностей логистической системы компании (например, расписания рейсов самолетов, рабочей недели и т. д.).
Интервал времени между заказами рассчитывается на основе оптимального размера заказа.
Данная система является наиболее подходящей для запасов со следующими характеристиками:
- малоценные предметы;
- низкие затраты на хранение материально-технических запасов;
- незначительные издержки, даже если запасы кончились;
- один из многих предметов, закупаемых у одного и того же поставщика;
- скидка с цены зависит от стоимости заказов сразу на несколько предметов;
- относительно постоянный уровень спроса;
- расходные материалы или предметы.
Теоретически можно предположить ситуацию, когда пополнение запаса происходит мгновенно и запасы расходуются равномерно, тогда заказ можно производить в момент полного расходования запасов, и обе системы будут идентичны.
Однако в реальности все не так, и обе системы имеют свои положительные и отрицательные стороны.
Чтобы предотвратить завышение объемов запасов, содержащихся на складе, или их дефицит, заказы производятся не только в установленные моменты времени, но и при достижении запасом порогового уровня. Таким образом, рассматриваемая система включает в себя элемент системы с фиксированным интервалом времени между заказами (установленную периодичность оформления заказа) и элемент системы с фиксированным размером заказа (отслеживание порогового уровня запасов).
Модель управления запасами по минимуму - максимуму и с постоянной периодичностью пополнения запасов.
Эта система, как и система с установленной периодичностью пополнения запасов до постоянного уровня, содержит в себе элементы основных систем управления запасами.
Заказы производятся не через каждый заданный интервал времени, а только при условии, что запасы на складе в этот момент оказались равными или меньше установленного минимального уровня. В случае выдачи размер рассчитывается так, чтобы поставка пополнила запасы до максимального желательного уровня. Таким образом, данная система работает лишь с двумя уровнями запасов - минимальным и максимальным.
Система "минимум - максимум" ориентирована на ситуацию, когда затраты на учет запасов и издержки на оформление заказа настолько значительны, что становятся соизмеримы с потерями от дефицита запасов.
| 