После принятия решения о производстве определенной продукции/услуг следует обеспечить производство сырьем, полуфабрикатами, комплектующими изделиями. Возникает проблема закупки нужного количества требуемых материалов по приемлемым ценам, которую и призвана решать закупочная логистика.

Основной целью закупочной логистики является удовлетворение потребностей производства в материалах с максимально возможной экономической эффективностью. При этом следует помнить, что новая система хозяйствования характеризуется: свободой выбора партнера/контрагента по закупке товаров; множественностью источников закупки (поставщиков); равноправием партнеров; возросшей ролью договоров, контрактов на поставку товаров; саморегулированием процессов поставки товаров; свободой ценообразования; конкуренцией поставщиков и покупателей; экономической ответственностью сторон; инициативой, самостоятельностью и предприимчивостью продавца и покупателя.

Различают следующие функции закупочной логистики:

• определение потребности в материальных ресурсах;
• получение и оценка предложений;
• выбор поставщиков;
• согласование цены и заключение договоров;
• формирование заказов;
• контроль количества и сроков поставок;
• входной контроль и размещение материальных ресурсов на складе;
• управление запасами и контроль.

Схемы организации материально-технического обеспечения предприятий делятся укрупненно на следующие группы:

• традиционная — с организацией системы складов предприятий-поставщиков, центральных складов и складов снабжаемых предприятий. Их основной недостаток состоит в значительных капитальных затратах, административных издержках и затратах труда;
• промежуточная, основанная на системе договоров с фирмами-посредниками. Главное достоинство — это возможность отказаться от собственной системы складов с высвобождением капитала, замороженного в собственных запасах. К числу достоинств следует также отнести возможность организации срочных поставок;
• ориентированная на конкретную потребность производства. Группа представлена рядом методов снабжения, таких как:

• метод «Канбан» (разработан в Японии с целью управления поставками в условиях поточного производства; учитывает конечную потребность в деталях),
• система MRP с модификациями, охватывающая планирование на трех уровнях — программного планирования, распределения материалов и управления закупками,
• метод «Точно в срок», с помощью которого в результате дробных поставок резко сокращаются накопленные запасы,
• система запросов, в соответствии с которой с поставщиками заключаются типовые контракты на длительный период, а данные по фактической потребности запрашиваются на основе поэтапного уточнения.

Для эффективного функционирования логистики закупок необходимо составить план закупок, решающий следующие задачи:

• определение потребности в материалах;
• определение метода закупок;
• согласование цены и заключение договора;
• установление мониторинга и контроля за количеством, качеством и сроками поставок;
• организация размещения товаров на складе.

Последовательность процедур поставки обычно следующая:

• установление потребности;
• подготовка заказной спецификации;
• выбор и определение поставщика;
• оценка поставщика;
• проведение переговоров;
• подготовка и подписание необходимых соглашений;
• организация и управление взаимодействием;
• контроль за поставками.

Наиболее распространенными и эффективными схемами выбора поставщика являются:

• конкурсные торги;
• письменные переговоры между поставщиком и потребителем.

В качестве критериев оценки поставщика принимают:

• приемлемость цены;
• качество поставляемой продукции;
• качество обслуживания потребителей;
• гибкость поставок;
• наличие ограничений по размеру заказа;
• дороги;
• удаленность от потребителя;
• кредитная история;
• текущее финансовое положение;
• психологический климат в коллективе.

Для сравнения вариантов поставщиков используют:

1. Балльный метод. Выбирают систему баллов и шкалу наиболее значимых критериев оценки поставщиков (в долях единицы). Предпочтение отдается поставщику, набравшему наибольшую сумму баллов.
2. Систему «Идеального поставщика». Определяют характеристики т.н. идеального поставщика и затем каждого реального претендента сравнивают с «идеалом».
3. Систему «Расстановки приоритетов». По результатам прошлой деятельности поставщиков выбирают наиболее важные критерии оценки, метод измерения показателей деятельности, определяют относительную важность каждого параметра, определяют частные итоги (по каждому показателю), а затем суммируют, например, в баллах или очках.

Ведение закупочных операций требует знания основ хозяйственного права, касающихся заключения контракта как основы закупок, поставки товаров и их оплаты.

Основной показатель для принятия решения — надежность поставок (Р), оцениваемая по формуле:

Р = 1 - Р_отказа

где Р_отказа — вероятность отказа в удовлетворении заявки.

В общем случае надежность поставок определяют, используя следующий алгоритм:

1. сопоставление плановой и фактической дат поставки;
2. определение времени опоздания;
3. сопоставление планового и фактического объема поставок. Фиксация случаев недопоставок;
4. определение объема недопоставок продукции ∆Q = Q_факт — Q_план;
5. определение удельной величины опоздания t_оп = ∆Q/q, где ∆Q — величина недопоставки; q — средний дневной расход;
6. определение общей величины опозданий Т_оп = t_оп1 + t_оп;
7. определение количества случаев отказа;
8. определение наработки на отказ Т₀ = (Т — ∑Т_оп)/ n, где Т — общее число дней в периоде;
9. определение интенсивности отказов π = 1 / Т_оп;
10. определение коэффициента готовности поставок К_гп = (Т — ∑Т_оп) / Т;
11. определение надежности поставок Р = К_гп х е, где е — коэффициент надежности поставок (чем коэффициент выше, тем поставки надежнее).